Asap Industries – Freelancer Management Software

Asap Industries will Agenturen helfen ihre Freelancer angemessen zu organisieren. Dazu entwickelten sie eine neuartige Freelancer Management Software, die sich gerade in der Beta-Phase befindet. Wir sprachen mit André Hennen.

Wie kam es zu der Idee von Asap?

Wie alle guten Produktideen so anfangen: Mit einer soliden Genervtheit.
Wir sind ja vier Gründer. Jeder von uns hat in seinem Job früher mal Freelancer gebucht – als HR-ler, Producer oder Kreativdirektor. Danach waren wir selbst Freelancer. Wir kennen beide Seiten sehr gut. Und auch die Probleme.

Welche Probleme waren das genau?

Jeder in der Firma hatte seine eigenen Zettel und Listen – wenn einer ging, gingen die Infos mit. So lernen Unternehmen nie dazu. Man wusste nicht, wer war schon da und wer war gut.

Nach einer Buchung war man enttäuscht und dann sagt der Kollege aus dem Nachbarbüro »Ja, bei uns war der letztens auch nicht so doll. XY ist viel besser.« Die besten Tipps gibt’s nicht auf Xing, sondern bei den Kollegen.

Manchmal gab’s eine Excel-Tabelle in der Perso, aber da waren die Daten oft veraltet. Und wenn man endlich seine Liste hatte, ging erst die Anfragerei mit zig Telefonaten los und dann kam noch die Bürokratie-Arie mit Rahmenvertrag und NDA los.

Das alles in Momenten, in denen man dringend Freelancer braucht – also eh schon Stress hat.

Kannst du uns ein wenig über die Entstehung von Asap erzählen und warum ihr glaubt, dass es Asap braucht?


Der Freelancer Markt wächst seit Jahrzehnten und zwar weltweit. In ein paar Jahren werden die Hälfte aller Beschäftigten in den USA Freelancer sein. In Deutschland sind es bereits über 40% der Kreativen. Freelancer haben halt keine Lobby oder machen Pressemitteilungen, daher fallen die nicht auf. Aber die sind überall.

Noch eine schöne Studie: 45% aller deutschen Unternehmen sagen, dass Freelancer eine wichtige oder sehr wichtige Rolle für die spielen. Das geht weit über Agenturen und Kreative hinaus.

Also haben wir unsere Erfahrungen genommen, dutzende HR-ler gefragt und die auch in die Entwicklung von asapOS eingebunden. Heraus kam eine firmeninterne Co-Working Software mit glasklarem B2B-Fokus, perfekt auf den Arbeitsalltag mit Freelancern optimiert. Und zwar für jede Branche und jedes Land.

In unserer Beta-Liste sind Agenturen, aber auch Verlage, Headhunter, Autohersteller und Filmproduktionen, die mit asapOS hunderte Komparsen gleichzeitig mit einem Klick anfragen. Dafür hing früher ein armer Tropf drei Tage am Telefon.

Ein besonderes Highlight ist die schnelle Anfrage der vorhandenen Freelancer. Wie läuft das genau ab?


Teamleiter und HR fügen Freelancer ihren Projektlisten hinzu. Also zum Beispiel PitchXY. Wenn alle mit dem Team zufrieden sind, tragen sie noch den Zeitraum ein und klicken »asapAnfrage«. Dann bekommen alle Freelancer gleichzeitig eine E-Mail oder Chat- Nachricht in der die Anfrage steht. Darunter sind nur zwei Buttons, nämlich »ja« und »nein«. Das kriegt selbst der schreibfaulste hin. Klickt der Freelancer auf »ja«, erscheint in der Projektliste ein grünes Icon. Das geht eklatant schneller als abtelefonieren. So muss man nur seine Favoriten anrufen, wenn man z.B. verhandeln möchte. Den persönlichen Kontakt ersetzt auch keine Software. Aber man spart sich das stundenlange Absagen einsammeln.

Wie findet man Freelancer am besten?

Beim Kollegen in derselben Firma. Denn die Kollegen kennen exakt die Skills, die in der Firma auch gebraucht werden. Die meisten Firmen sind überrascht, wenn sie sehen, wie viele gute Kontakte zusammenkommen, wenn man erstmal alles Wissen der HR-ler und Teamleiter gesammelt ist.
Das Schöne ist, sobald man einen neuen Namen hat, reicht schon seine E-Mail-Adresse und der Freelancer ergänzt alle Daten und wird auch mit der Firma verlinkt. Ohne das irgendwer von Außerhalb etwas sieht.

Das hat den großen Vorteil, dass die Firma dem Freelancer schon bei der Anfrage bitten kann NDA, Rahmenvertrag oder Erklärung zur Scheinselbstständigkeit zu akzeptieren. Das geht ganz einfach per Häkchen, wie bei AGBs – und ist auch rechtsverbindlich, wie uns gleich mehrere Anwälte bestätigt haben. Kein Vergleich zu der langsamen Zettelwirtschaft früher.

Du hast Scheinselbstständigkeit angesprochen, was hat es damit auf sich?


Leider ein sehr relevantes Thema, seit die Deutsche Rentenversicherung die Kriterien geändert hat. Früher reichte es, dass ein Freelancer weniger als 5/6 des Jahreseinkommens mit einem Auftraggeber bestritten hat. Heute muss der Freelancer komplett frei über seine Arbeit bestimmen können, was erstmal nett klingt, aber an der Arbeitsrealität von Freelance-Kreativen vorbeigeht. Da sitzt man halt mal ein paar Wochen in der Firma, mit einem Firmenrechner und hält sich auch an die Arbeitszeiten. Das ist laut der aktuellen Regelung aber schon sehr verdächtig.

Das klingt schwierig. Gibt es dafür eine Lösung?

Wir haben viel mit Anwälten und auch der Rentenversicherung gesprochen und haben einige Features integriert, die den Firmen in diesem Fall Rechtssicherheit bieten. Durch die Struktur von asapOS geht das sogar relativ leicht. Um ehrlich zu sein war das ein Glückstreffer, denn an sowas denkt ja niemand wenn man anfängt. Jedenfalls dürfen Firmen gern weiter Freelancer buchen.

Gerade befindet sich die Software in der Betatest-Runde, gibt es schon Feedback von den ersten Testern?


Wir haben von Anfang an mit Firmen zusammengearbeitet und ihnen immer Zwischenstände gezeigt und gefragt was fehlt. Es gab auch mal eine Alpha Version, die hieß HeyCreatives, aber mittlerweile haben wir eben weit mehr als Creatives, daher jetzt asap.industries. Das Feedback, was wir bekommen, ist immer sehr positiv. Das sind eher ganz harte B2B Funktionen, die angefragt werden. Spezielle Eigenheiten der Branchen oder APIs für vorhandene Software. Solche Anpassungen bieten wir großen Firmen auch immer gern an.

Wie hoch sind die Kosten?

In den ersten vier Wochen sind die Kosten besonders sympathisch, da ist nämlich alles gratis. Danach ist es ganz einfach: 99€ pro User und Monat. Das ist für kleine Firmen günstig und für große perfekt skalierbar, denn jeder User-Account kann gratis in Admin, HR-ler oder Teamleiter umgewandelt werden. Und die Rechte kann jede Firma auch individuell anpassen. Außerdem kann jeder Account zum Monatsende gekündigt werden. Also sehr transparent und fair.

Wenn man bedenkt, dass uns viele Firmen erzählt haben, dass sie oft einen kompletten Tag damit beschäftigt sind, nur ein Freelance-Team zu recherchieren, anzufragen und zu buchen, rechnet sich das sehr schnell. Das sind schließlich alles Führungskräfte, die ihre Zeit verplempern. Von dem Wert des gespeicherten Wissens, was endlich nicht mehr aus der Firma abfließt, mal ganz zu schweigen.

Was haben die Freelancer von Asap?

Einiges. asap ist nicht die hundertste Freelancer-Plattform, sondern die fein kuratierte, interne Kontaktliste der Firma. Man ist der konkreten Buchung einfach näher. Man munkelt, die funktioniert mit asap extrem schnell.

Wenn einer in einer Firma häufig einen guten Job gemacht hat, bleibt dieses Wissen auch in der Firma. Häufig wird ein Freelancer von einer bestimmten Person gebucht. Wenn die geht, weiß niemand mehr wie der tolle Freelancer hieß. Da hat man sich als Freelancer früher oft gewundert, warum plötzlich nichts mehr kommt. Die Freelancer sehen in asap übrigens nur ihr eigenes Profil. Welche Firmen sie abonniert haben, sogar individuelle Tagessätze pro Firma sind möglich. Und eine Menge andere relevante Infos.

Dazu kommen besagte Lösungen für Vertragsmanagement und Scheinselbstständigkeit. Das ist in asapOS mit einem Klick erledigt und sauber abgelegt.

Letzteres hat wirklich das Potenzial, den gesamten Freelancer-Markt zu retten. In Österreich gibt’s die Regelung schon seit fünf Jahren, da gibt’s mittlerweile fast keine Freelancer mehr. Vor allem nicht bei Verlagen. Wir glauben an Freelancer und Projektarbeit und möchten beiden Seiten bestmöglich helfen. Erwähnte ich, dass asap für Freelancer komplett kostenlos ist und bleibt? Wir zweigen auch nichts von Rechnungen ab oder verlangen Vermittlungsgebühren.

Wann wird es voraussichtlich für alle verfügbar sein?

Ende Oktober. Also jetzt.