Flexible Personaleinsatzplanung für moderne Unternehmen
Es gab eine Zeit, in der die Personaleinsatzplanung beinahe einer Wissenschaft gleichkam. Mit einer Menge an Notizzetteln bewaffnet, musste der zuständige Personalplaner die Namen der Mitarbeiter hin- und herschieben, um am Ende einen brauchbaren Schichtplan vor sich zu haben. Glücklicherweise sind diese Zeiten vorbei, seit der Computer Einzug in jedes Personalbüro gehalten hat. Allerdings haben Studien zur Personaleinsatzplanung ergeben, dass zahlreiche Unternehmen großen Nachholbedarf im eigenen Einsatz von Software für die Personaleinsatzplanung sehen. Dabei macht es ein Service wie ed-portal.de leicht, Schichtpläne übersichtlich zu erstellen. Einsatzpläne werden unkompliziert per Drag and Drop zusammengebaut und verändert, anschließend werden sie sämtlichen betroffenen Mitarbeitern online zur Verfügung gestellt. Noch dazu erhalten die Angestellten auf diesem Weg ihre Aufgaben und die Unterlagen, die sie für ihren Job brauchen. Auch die Kommunikation mit den Angestellten wird vereinfacht, nämlich durch eine App fürs Smartphone. Die kann unter anderem dafür genutzt werden, Schichten zu tauschen, über eine plötzliche Erkrankung zu informieren oder einen Urlaub zu beantragen.
Ein umfangreicher Online-Dienst zum Erstellen der Arbeitszeitplanung bietet der Führungsetage eines Unternehmens auch die notwendigen Tools, um die Arbeits- und Einsatzzeiten ihrer Mitarbeiter stets im Blick zu behalten. Warum sollte man zum Beispiel im digitalen Zeitalter noch eine Stechuhr einsetzen, wenn ein Zeiterfassungsprogramm auch online die Arbeitszeiten der Mitarbeiter registrieren kann? Eine einfache Bedienungsoberfläche lässt die Angestellten selbst den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit erfassen, außerdem können sie ihre Pausen in die Berechnung einfließen lassen. Es ist sogar möglich, einen Unterschied zwischen der langen Mittagspause und einer kürzeren Raucherpause zu machen. Per Knopfdruck rechnet das System die Netto-Arbeitszeit aus und erkennt, ob die gesetzlich vorgegebenen Pausenzeiten eingehalten wurden. Weil die Personal Software sämtliche Angaben an einem Ort sammelt, ist eine Analyse der Arbeitseffizient kein Problem mehr. Sei es eine Übersicht über Fehlzeiten und Überstunden oder ein Überblick über die laufenden Personalkosten – das umständliche Jonglieren mit großen Zahlenmengen gehört der Vergangenheit an. Das erspart dem Unternehmen meist unnötige Ausgaben beim Personalbedarf. Ganz nebenbei hat auch die Zettelwirtschaft ein Ende, die Arbeitsverträge, Unterlagen zur Sozialversicherung und Krankenscheine verursachen. Denn sämtliche Dokumente, die einen Mitarbeiter betreffen, werden in der Personal Software digital abgelegt.
Da die Software ihre Daten in der Cloud speichert, können berechtigte Personen diese überall abrufen – ganz gleich, ob dies am Computer im Büro oder mobil auf Dienstreise geschieht. Bedenken bezüglich des Datenschutzes und der Sicherheit sensibler Informationen kann ein erfahrener Anbieter problemlos entkräften. Bei ihm gehören nämlich Verschlüsselung und verschiedene andere Sicherheitsmaßnahmen zum Standard und machen das Eindringen ins Netzwerk und auf den Datenserver praktisch unmöglich.