Desk Sharing einführen: Das sollten Unternehmen beachten

Wenn Arbeitsplätze nicht mehr fest zugeteilt sind, verändert sich das Leben im Büro grundlegend. Desk Sharing macht dann Sinn, wenn hybrides Arbeiten praktiziert wird, die Prozesse fast alle digital ablaufen und die Bürofläche nicht nur als Ansammlung von Tischen, sondern als abwechslungsreiche Arbeitslandschaft verstanden wird.

Grundprinzipien und Voraussetzungen

Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Personen einen Pool an Arbeitsplätzen, in der Regel gibt es weniger Tische als Mitarbeitende. Das funktioniert nur, wenn die Anwesenheit im Büro wechselt und nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig einen Platz brauchen, also beispielsweise in hybriden Modellen mit Homeoffice-Tagen.

Ein tragfähiges Konzept sollte mindestens drei Punkte beachten.

• Digitale Arbeitsweise: Die Dokumente, Projekte und die Kommunikation sollte möglichst cloudbasiert organisiert sein, damit nicht papiergebundene „Reviere“ entstehen
• Einheitliche Ausstattung: Monitore, Dockingstations, Eingabegeräte und Stühle sollten an allen Plätzen vergleichbar sein, damit beim Wechsel zwischen den Tischen nicht jedes Mal Umstellungen stattfinden müssen
• Die Regeln sind klar: Ordnung, persönliche Dinge und Buchungslogik werden transparent geregelt, häufig in einer Clean-Desk-Policy

Varianten und organisatorische Fragen

Kein Desk Sharing ist wie das andere – in der Praxis haben sich Varianten herausgebildet.

• Walk-in: Wer zuerst kommt, nutzt den zuerst freien Platz, ohne vorherige Reservierung
• Reservierungsbasiert: Arbeitsplätze werden im Voraus reserviert, häufig in einer Desk Sharing App oder auf einer Weboberfläche, teils verknüpft mit Kalender- oder Kollaborationstools
• Teamzonen: Bereiche sind bestimmten Fachabteilungen oder Projektgruppen zugeordnet, innerhalb der Zone ist die Platzwahl flexibel

Jede Variante hat Vor- und Nachteile, die von der Arbeitsweise, Größe und Kultur der Teams abhängen. Walk-in funktioniert eher in kleinen Einheiten mit hoher Anwesenheit, während reservierungsbasierte Konzepte in größeren Organisationen helfen, Engpässe zu vermeiden und Verlässlichkeit zu schaffen.

Regeln, Etikette und Kultur

Desk Sharing funktioniert nur verlässlich, wenn akzeptierte Regeln festgelegt und dann auch gelebt werden. Dazu gehört etwa: Arbeitsplätze nach Nutzung freizugeben, keine Stapelträge querbeet von Papier liegenzulassen, keine Reservierung durch persönliche Sachen (z. B. Jacken), respektvoller Umgang mit gemeinsamer Ausstattung.

Eine Clean-Desk-Policy beschreibt, wie ein Platz am Ende des Arbeitstags auszusehen hat, also leere Fläche, gesicherte Daten und gereinigte Oberfläche. Zusätzlich definieren etliche Unternehmen, wie lange im Voraus Plätze gebucht werden dürfen, wie lange Reservierungen ungültig werden, wenn sie nicht genutzt werden, und wo es gebuchte Plätze bevorzugte Zonen für bestimmte Tätigkeiten gibt, zum Beispiel für die konzentrierte Arbeit oder für Telefonate.

Regelmäßige Feedbackrunden helfen dabei, alle Unklarheiten und Konflikte rechtzeitig zu erkennen und die Regeln immer wieder zu justieren.

Typische Stolpersteine und wie sich diese vermeiden lassen

Schiefgehen kann viel, wenn Desk Sharing vor allem als Flächen­sparprogramm wahrgenommen wird. Fehlende Kommunikation, zu wenige Rückzugsorte, zu wenig geklärte Zuständigkeiten führen dazu, dass die Mitarbeitenden Desk Sharing eher als Verlust von Sicherheit und Zugehörigkeit erleben.
Dem begegnen lässt sich, indem Desk Sharing mit spürbaren Verbesserungen verbunden wird: besser ausgestattete Besprechungsräume, Ruhewelten, flexible Arbeitszeiten. Aufbewahrungsmöglichkeiten für persönliche Dinge (Schränke, Rollcontainer) bieten die Chance, auch wenn der Arbeitsplatz wechselt, persönliche Dinge geordnet unterzubringen.

Der zweite Stolperstein ist die Technik. Wenn Buchungssysteme unübersichtlich oder nicht zuverlässig verfügbar sind, fallen Reservierungen unter den Tisch, und Konflikte sind unvermeidbar. Eine sorgfältige Auswahl des Tools, der Rollen, Rechte, Supportprozesse lohnt sich.

Desk Sharing ist damit nicht so sehr ein Möbel-, sondern ein Organisationsprojekt. Fläche, Technik, Kultur sind hier zu verknüpfen. Wer das Modell realistisch analysiert, klare Regeln festlegt und ein passendes digitales Werkzeug sucht, entwickelt die Grundlagen für moderne Arbeitswelten, die sowohl Flächeneffizienz als auch Nutzungsqualität im Blick haben.