5 Tools für optimierte Prozesse in einem Unternehmen

0 Comments Blog 15.11.2021 - 16:27 Uhr

Ein Unternehmen setzt sich aus vielen unterschiedlichen Abteilungen und Personen zusammen. Damit sind aber ebenso diverse Prozesse und Arbeitsschritte verbunden. Um diese zu optimieren und Zeitersparnisse zu gewinnen, helfen verschiedene Tools. Die steigern nämlich nicht nur die Effizienz und erleichtern Vorgänge, sondern verbessern auch die Kommunikation und Abläufe untereinander. Welche das sind, wofür sich welches Tool eignet und für welchen Bereich es gedacht ist, erfährst Du hier.

Moss

Moss ist die digitale Finanzlösung für Unternehmen. Mit diesem Tool zur effektiven Verwaltung von Unternehmensausgaben sparen sich Firmen Zeit und Geld. Dank physischer und virtueller Firmenkreditkarten lassen sich für alle Ausgaben die passenden Karten erstellen. Mitarbeiter können Karten samt Limit und Verwendungszweck bei Admin (meist Abteilungsleiter oder CFOs) anfragen, die dann sofort freigegeben, angepasst und wieder gesperrt werden können. Alles in Echtzeit.

So können Dienstreisen, Marketing-Kosten, Abos oder sonstige Ausgaben bequem und einfach bezahlt werden. Mitarbeiter laden für jede Zahlung direkt per App ein Foto des Belegs hoch oder schicken eine Datei an die Belegs-Inbox. So bekommt die Buchhaltung zum Monatsende mit nur ein paar Klicks alle Ausgaben, Buchungen und die zugehörigen Belege übersichtlich bereitgestellt. Fehlt ein Beleg, dann werden Mitarbeiter automatisch daran erinnert. Alle Buchungsdaten können dann zu DATEV exportiert werden und der Monatsabschluss ist im Handumdrehen erledigt.

Sevdesk

Sevdesk ist eine Buchhaltungssoftware und hilft dem Unternehmen bei einigen wichtigen Funktionen und Aufgaben. Bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen kann ab sofort viel Zeit eingespart werden, da es bereits einige Rechnungsvorlagen gibt, bei denen die Pflichtangaben automatisch hinterlegt sind. Zudem werden sämtliche Dokumente digital gespeichert, die Nummernkreise werden von selbst weitergeführt und die Rechnungen sind absolut rechtssicher gestaltet. Aber auch alle Belege können dank der App ganz leicht eingescannt und digitalisiert werden, wodurch man den Überblick behält. Dank einer integrierten künstlichen Intelligenz, werden die relevantesten Rechnungsdaten herausgefiltert und der entsprechenden Kategorie zugeordnet. Damit gestaltet sich die online Buchhaltung wesentlich einfacher und schneller. Man sieht somit auf einen Blick, welche Zahlungen noch offen sind und welche Transaktionen ein- und ausgehen. Ein weiterer Optimierungsvorteil ist, dass die Umsatzsteuervoranmeldung online beim Finanzamt eingereicht werden kann.

Slack

Kommunikation innerhalb eines Unternehmens oder eines Teams ist von äußerster Wichtigkeit. Daher benötigt es Messengertools, wie den Anbieter Slack. Gerade wenn sich Mitarbeiter oder Teammitglieder nicht am selben Ort befinden, kann dies das Zusammenarbeiten erschweren. Diese Distanz entpuppt sich aber dank solchen Tools nicht mehr zum Problem, da anstatt eines langen E-Mail-Verkehrs die Nachrichten nun schneller und sicherer an den Empfänger gelangen. Slack ermöglicht zudem das Erstellen von sogenannten Channels. Dabei können bestimmte Mitglieder ausgewählt werden, welche zum Beispiel gemeinsam an einem Projekt arbeiten oder sich in derselben Abteilung befinden. Dadurch bekommen nur noch ausgewählte Personen die Nachrichten und die Kommunikation innerhalb des Teams findet leichter statt. Des Weiteren lassen sich auch Drittanbieter-Tools integrieren, wodurch mit To-Do Listen für die Mitarbeiter gearbeitet werden kann.

Asana

Wenn es um das Thema Organisation geht, ist Asana ein sehr empfehlenswertes Tool. Es unterstützt die Umsetzung von Ideen, Aufgaben und Projekten. Dank der App werden alle Teammitglieder an einem Ort miteinander vernetzt, was eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht. Projekt- und Listenansichten helfen dabei, Aufgaben zuzuweisen und die Prioritäten klar zu erkennen. Mit den entstehenden Zeitleisten hat man das Projekt ständig im Auge und kann die Dauer bestimmter Anhaltspunkte besser einschätzen und kontrollieren. Mit sogenannten Boards können Arbeitsschritte und -phasen genauer detailliert werden, was dem Team die Umsetzung erleichtert, da Bedeutsamkeiten, Engpässe und Schwierigkeiten leichter erkannt werden können.

1Password

Da in einem Unternehmen viele verschiedene Programme in Anwendung genommen und diese von mehreren Mitarbeitern genutzt werden, liegt es nahe, dass eine firmeninterne Passwortverwaltung sehr nützlich ist. 1Password erstellt mit dem Passwortgenerator nicht nur sehr starke Kennwörter, sondern speichert sie gleichzeitig alle ab. Das Programm ist mit diversen Betriebssystemen, wie Windows oder IOS, kompatibel und bietet unbegrenzten Objektspeicher. Der jeweilige Admin kann die Verwaltung und Zugriffe von Passwörtern steuern und somit benutzerdefinierte Berechtigungen erlauben. Mit einer 2-Faktor-Authentifizierung wird zusätzlicher Schutz geboten. Das Abrufen eines Passwortes erfolgt sehr schnell und verhindert somit das Vergessen wichtiger Kennwörter.

Fazit

Dank dem technischen Fortschritt stehen mittlerweile viele Tools zur Verfügung, welche einem Unternehmen in diversen Abläufen und Tätigkeiten helfen, Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und somit Zeitersparnisse ermöglichen. Meist ist der Umstieg oder die Verwendung solcher Programme sehr einfach und wird des Öfteren vom jeweiligen Anbieter unterstützt.

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