E-Mail-Outreach betreiben: Die besten Tipps, um effektiv Entscheider zu erreichen
Ein E-Mail-Outreach ist für Unternehmen und Freiberufler eine effektive Methode, um neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kundenbeziehungen zu pflegen. Per E-Mail erreichen und vergrößern Firmen ihre Zielgruppe, wecken das Interesse an ihren Produkten und Dienstleistungen und bewegen Entscheidungspersonen zum Handeln. Dieser Artikel erklärt, wie ein effizienter E-Mail-Outreach aussieht und worauf bei dieser Vorgehensweise zu achten ist.
E-Mail-Outreach betreiben, ohne unter Spam-Verdacht zu geraten
Zunächst gilt es, sich auf die Suche nach E-Mail-Adressen zu begeben, um Kontaktadressen zu finden, wenn zu den potenziellen Empfängern keine Geschäftsbeziehungen existieren. Dazu ist eine gründliche Onlinerecherche erforderlich, aber auch Branchenverzeichnisse und E-Mail-Finder-Tools sind geeignete Hilfsmittel. Eine der schwierigsten Hürden für einen effektiven E-Mail-Outreach bilden die ansonsten nützlichen Spamfilter. Diese identifizieren insbesondere solche Nachrichten als potenziell unerwünscht, die sich an eine große Anzahl von Adressaten richten. Das Risiko, dass das eigene Anschreiben im Spam-Ordner der Kontaktperson landet, steigt, wenn sich unter den Empfängern viele E-Mail-Adressen befinden, die nicht mehr existieren. Zudem besteht die Gefahr, in Spam-Fallen zu geraten. Dabei handelt es sich um von Anbietern von Spamfiltern verwendete E-Mail-Adressen, die einen Absender automatisch auf eine sogenannte Blacklist setzen, wenn ein Zustellungsversuch erfolgt. Im ungünstigsten Fall führt dies zu einem dauerhaften Block der IP-Adresse, wodurch zukünftiges E-Mail-Marketing erheblich erschwert wird. Abhilfe schafft ein E-Mail validation Tool. Ein solches Hilfsmittel entfernt inaktive Adressen aus den Datensätzen und identifiziert neue Spam-Fallen.
Ist ein E-Mail-Outreach legal?
Wenn ein Unternehmen genügend aktive E-Mail-Adressen gesammelt hat, kann es losgehen. Doch Vorsicht: Wer unüberlegt vorgeht, riskiert teure Abmahnungen.
Zwar ist die Vorgehensweise in Deutschland grundsätzlich legal, dennoch sind einige Punkte zu beachten:
- Wer E-Mails zu Werbezwecken versendet, benötigt die Einwilligung des Empfängers. Dies kann explizit, beispielsweise durch die Anmeldung zu einem Newsletter, oder implizit, etwa durch vorherige geschäftliche Beziehungen, erfolgen.
- Das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) verbietet bestimmte Geschäftspraktiken wie den massenhaften Versand von Werbe-E-Mails.
- Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt, wie Unternehmen E-Mail-Adressen sammeln und verarbeiten dürfen. Das Gesetz bestimmt unter anderem, dass Firmen die erhobenen Daten nur für den ursprünglichen Erhebungszweck verwenden dürfen. Auch die Empfänger der E-Mails sind über ihre Rechte zu informieren, insbesondere müssen Unternehmen ihnen die Möglichkeit einräumen, sich von Newslettern schnell und unkompliziert auszutragen.
- Die versendeten E-Mails müssen ein Impressum enthalten.
Tipps und Tricks für einen erfolgreichen E-Mail-Outreach
Ganz gleich, welches Produkt ein Unternehmen vermarktet: Personen mit Entscheidungskompetenz ignorieren unpersönliche Massenmails und löschen sie zumeist, ohne den Inhalt zur Kenntnis zu nehmen. Das beste Angebot bleibt ungesehen, wenn die Ansprache an der Zielgruppe vorbeigeht. Unerheblich ist, ob es sich bei den potenziellen Kunden um private Unternehmen oder staatliche Institutionen wie Hochschulen handelt: Empfänger und Entscheider sind stets Menschen, die täglich eine Vielzahl von Informationen bewerten und priorisieren müssen und dabei Heuristiken unterliegen.
Der erste Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen E-Mail-Outreach besteht deshalb in einer personalisierten Ansprache. So ist es einfach und zugleich effektiv, den Empfänger mit seinem Namen anzusprechen, sofern dieser bekannt ist. Dies weckt Sympathien und gibt dem Adressaten das Gefühl, dass das Unternehmen nicht bloß Werbung betreibt, sondern sich für den Menschen hinter der E-Mail-Adresse interessiert.
Die persönliche Ansprache fungiert als Türöffner und ist kein Garant für Verkäufe. Entscheidend ist es, das geweckte Interesse zu nutzen und im zweiten Schritt die Bedürfnisse des Empfängers anzusprechen. Auch in dieser Hinsicht hebt sich ein effizienter E-Mail-Outreach von generischen Massenmails ab. Der Werbetreibende erklärt dem Empfänger präzise, warum das angebotene Produkt eine Lösung für bestehende Probleme bietet oder Arbeitsabläufe vereinfacht oder optimiert.
Kurz gesagt: Die E-Mail zeigt nachvollziehbar und möglichst knapp formuliert den Mehrwert des Angebots für den spezifischen Adressaten auf.
Präzision, die bereits in der Betreffzeile erforderlich ist, bedeutet, einen verständlichen Sprachstil zu verwenden und Fachjargon zu vermeiden. Viele Werbetreibende, die hoch spezialisierte Produkte und Dienstleistungen anbieten, nehmen an, dass die Verwendung von Fachbegriffen Kompetenz vermittelt. In der Praxis schrecken komplizierte Formulierungen, technische Begrifflichkeiten und undurchschaubare Sachverhalte Personen mit Entscheidungskompetenz ab. Dies gilt insbesondere für Werbetreibende, die in einer Branche tätig sind, die sich vom Fachgebiet des Empfängers unterscheidet.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen möchte einem lokalen Betrieb, der sich auf Heizungsinstallationen spezialisiert hat, die Vorteile einer KI-basierten Software zum Customer-Relationship-Management näherbringen.
Verwendet der Werbetreibende Fachbegriffe wie “Customer Segmentation”, “Churn Prediction” und “Natural Language Procession”, riskiert er, dass das Gegenüber nicht versteht, worin der Mehrwert des Angebots liegt. Möglich ist, dass der Empfänger das Produkt sogar als Gefahr für seinen geschäftlichen Erfolg wahrnimmt.
Besser ist es, die Vorteile in verständlicher Standardsprache und in kurzen Sätzen hervorzuheben.
Schließlich gilt: Echte Kompetenz beweist, wer komplexe Sachverhalte knapp, prägnant und für fachfremde Personen nachvollziehbar vermitteln kann.
Studien zeigen, dass die Reaktionsrate auf E-Mails deutlich steigt, wenn der Absender Follow-ups versendet, sofern er nach einigen Tagen keine Antwort erhalten hat. Solche Folgenachrichten konkretisieren beispielsweise den Mehrwert des Angebots oder stellen zusätzliche Informationen zur Verfügung. Diese Vorgehensweise signalisiert, dass sich der Versender für die Bedürfnisse des Kunden interessiert. Dies baut Vertrauen auf, steigert die Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Verkaufsabschluss und erhöht die Chance auf eine langfristige Kundenbindung.
Die Zutaten für einen erfolgreichen E-Mail-Outreach
Ein gelungener E-Mail-Outreach setzt voraus, dass potenzielle Kunden auf den ersten Blick den Mehrwert des angebotenen Produkts erkennen. Auf unverständliche Formulierungen und zu viele Fachbegriffe ist zu verzichten. Außerdem achten Werbetreibende auf die geltenden gesetzlichen Bestimmungen und die Aktualität der E-Mail-Adressen, um unerwünschte Folgen der Werbemaßnahmen zu vermeiden.